Die Digitalisierung in der Baubranche geht schleppend voran. Auch wenn diese Branche nach und nach elektronische Abläufe eingeführt hat, handelt es sich nach wie vor um eine sehr papierintensive Branche. Eine Vielzahl der täglichen Dokumente wird ausgedruckt und analog unterzeichnet. Gerade bei Großbaustellen ergeben sich hier gewaltige Papiermengen. Doch das Ausdrucken von Papier kostet nicht nur bares Geld sondern auch Zeit - denn es dauert, ein Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und dies anschließend einzuscannen, um es per E-Mail wieder zu versenden. Aus diesen Gründen bietet es sich an, Dokumente digital zu verwalten und an den Vertragspartner zu übermitteln. Bei der digitalen Kommunikation kann jedoch nicht immer zweifelsfrei festgestellt werden, ob der Empfänger auch derjenige ist, für den er sich ausgibt. Gerade beim Abschluss von Verträgen stellt dies ein rechtliches Risiko dar. Wird der Vertrag von jemand anderem als dem tatsächlich gewollten Vertragspartner unterzeichnet, hat dies unter Umständen die Unwirksamkeit des Vertrages zur Folge. Zudem muss gewährleistet werden, dass versendete Daten unverändert übermittelt und empfangen werden.
Um hier eine rechtskonforme Abwicklung gewährleisten zu können, die die Identität des Gegenübers und Integrität der Inhalte bestätigt, kommen immer häufiger elektronische Signaturen zum Einsatz.
Doch was ist rechtlich gesehen überhaupt eine elektronische Signatur und wie wird diese technisch erstellt?
Welche Formen der elektronischen Signatur gibt es?
Rechtliche Grundlagen und Definitionen der elektronischen Signatur sind in der europäischen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93EG, kurz eIDAS-Verordnung, geregelt. Diese EU-Verordnung ist damit unmittelbar geltendes Recht in allen EU-Mitgliedstaaten und im Europäischen Wirtschaftsraum. Damit wird ein europaweit einheitlicher Standard für die elektronische Unterzeichnung von rechtsverbindlichen Dokumenten und grenzüberschreitender Identifizierungsmitteln gesetzt.
Allgemein unterscheidet man im deutschen Recht drei Arten der elektronischen Signatur:
1. die einfache elektronische Signatur
2. die fortgeschrittene elektronische Signatur
3. die qualifizierte elektronische Signatur
Dabei erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur den höchsten technischen und organisatorischen Sicherheitsstandard.
In Deutschland löst die Verordnung eIDAS im Jahr 2014 das Signaturgesetz ab und stellt in Verbindung mit § 126a BGB klar, dass die elektronische Signatur unter Beachtung gewisser technischer Standards der eigenhändigen Unterschrift ebenbürtig ist (Art. 25 Abs.2 eIDAS-Verordnung). Dabei erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur die Formfordernisse des Bürgerlichen Gesetzbuches und ist somit geeignet die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform zu ersetzen. Findet zudem ein Vertragsschluss auf dem digitalen Weg statt, so ist es nach §126 BGB erforderlich, dass alle Parteien elektronisch auf diese Weise unterzeichnen.
Für Vereinbarungen, die aus Beweisgründen schriftlich festgehalten werden, aber nicht der gesetzlichen Schriftform unterliegen, ist sogar in den meisten Fällen die „einfache“ oder die fortgeschrittene elektronischen Signatur ausreichend (vgl. § 127 BGB).
Verfahren zur Erstellung digitaler Signaturen
Je nach Form der elektronischen Signatur, lassen sie sich durch verschiedene technische Verfahren umsetzen. Für die geringste Anforderung, die einfache Signatur, reicht beispielsweise bereits die Angabe des Absenders einer E-Mail oder das Einfügen einer Unterschrift als Bilddatei. Im Falle eines Rechtsstreites kommt es jedoch bei der einfachen als auch bei der fortgeschrittenen Signatur darauf an, ob das Gericht dieses Signaturverfahren als beweiswürdig einstuft oder nicht.
Die Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur hängt zwar von der verwendeten Software ab, verläuft jedoch in den grundlegenden Schritten immer folgendermaßen:
Der Unterzeichnende „unterzeichnet“ das gewünschte Dokument. Anschließend wird aus diesem Dokument ein einzigartiger Code, der sogenannte Hash-Wert, generiert und das Dokument mit einem Privatschlüssel verschlüsselt. Das Dokument wird nun zusammen mit einem öffentlichen Schlüssel versendet und mit einem Zeitstempel versehen. Um das Dokument beim Empfänger zu entschlüsseln und damit lesbar zu machen, wird die Übereinstimmung des privaten Schlüssels mit dem des öffentlichen Schlüssels geprüft und das Dokument geöffnet. Ist es nicht möglich, mit dem öffentlichen Schlüssel das Dokument zu entschlüsseln, so wurde die Identität des Unterzeichners oder das Dokument nachträglich geändert.
Die Administration des Signaturprozesses ist über dafür zertifizierte Stellen vorzunehmen. Das Verfahren des öffentlichen und privaten Schlüssels handelt dabei nach den Anforderungen der Public Key Infrastructure (PKI). Da auch beim elektronischen Verfahren jede Signatur einzigartig sein muss, wird für die Erstellung der Schlüssel ein mathematischer Algorithmus benutzt, der lange Zahlenketten erzeugt.
Alltagsprozesse signifikant beschleunigen
Um eine Fälschung der Signatur auszuschließen und die Identität des Gegenübers zu bestätigen, muss zur Erstellung von Signaturen ein geeignetes Softwaresystem verwendet werden.
Leider gibt es hier oftmals sowohl technische als auch praktische Schwachstellen. Anhand der Signatur selbst lassen sich oftmals keine Rückschlüsse auf die verwendete Software ziehen und ob diese Schwachstellen oder Fehler aufweist. Außerdem können PIN- oder Signatur-Daten gestohlen oder verloren gehen und somit die Identität eines Gegenübers nicht gewährleistet werden.
Doch jede Innovation zeigt anfangs Schwachstellen auf, trotzdem darf nicht vergessen werden, wie durch den Einsatz dieser digitalen Hilfsmittel alltägliche Arbeitsabläufe erleichtert und optimiert werden können. Die Technik der elektronischen Signatur macht rechtsverbindliches, elektronisches Handeln möglich und bietet den Vertragsparteien auf der Baustelle unter anderem folgende Vorteile:
Zeitsparend
Verträge können einfach und schnell von überall unterzeichnet werden, ohne Dokumente auszudrucken und über den Postweg an den Empfänger zu versenden.
Sicher
Mit einem passenden System, werden Ihre elektronischen Signaturen und Informationen rechtskonform prozessiert, geschützt und verschlüsselt.
Effizient
Ihr administrativer Aufwand kann deutlich reduziert werden, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse vollständig papierlos abwickeln. Eeletronische Unterschriften versprechen außerdem schnellere Vertragsabwicklungen.
Umweltfreundlich
Mit elektronischen Signaturen entfallen Druck- und Versandmaterial, als auch Transportwege. Durch den Verzicht auf Papier tragen Sie dazu bei, Umweltbelastungen zu reduzieren.
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