Auf der Baustelle gibt es immer viel zu tun. Neben den ständig neu anfallenden Aufgaben, die schnellstmöglich an Gewerke oder andere Mitarbeitenden weitergegeben werden sollen, müssen auch die Beteiligten koordiniert werden. Das bedeutet einen ständigen Austausch an Dateien, Informationen und auch Nachrichten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit wenig Aufwand den Datenaustausch und die Beteiligtenkoordination so gestalten, dass sich die Effizienz Ihres Bauprojektteams steigert.
Etappenziele setzen und Ergebnisse überprüfen
Bei der Einrichtung neuer Projekte sollten Sie immer Meilensteine oder Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihr Projektteam festlegen. Dies ist sowohl für die Beteiligten als auch für das Projektteam von Vorteil. Das Projektteam sieht, wie weit es mit der Fertigstellung des Projekts gekommen ist und kann auf einen Blick erkennen, ob es Risiken für das Projekt gibt oder ob der Bau im Rückstand ist. Die Beteiligten hingegen, haben erreichbare und exakte Ziele, die sie auch erfüllen können. So behalten Sie sets den Überblick und verlieren mit der Zeit nicht das konkrete Ziel aus den Augen.
Zentraler Datenraum
Jedes Mitglied eines Projektteams verfügt über eine Reihe von Informationen: technische Zeichnungen, Prüfberichte, Lagepläne und vieles mehr. Um diese Informationen schnell und ohne Reibungsverluste finden und abrufen zu können, ist ein zentraler Datenraum die ideale Lösung. Unkompliziert können die Projektmitglieder Dateien hochladen, suchen und herunterladen. Außerdem kann das Projektteam über den zentralen Datenraum miteinander kommunizieren. Auf diese Weise entsteht eine zentrale Anlaufstelle für alle gemeinsam genutzten Informationen.
Regelmäßige Jour Fixes mit allen Beteiligten
Jour Fixes sind regelmäßige Treffen zwischen allen Beteiligten, wie z. B. dem Bauherrn, dem Architekten, dem Bauunternehmer, den Unterauftragnehmern, den leitenden Ingenieuren usw. Dies ist eine gute Gelegenheit, Informationen auszutauschen, potenzielle Probleme zu erkennen und mögliche Lösungen zu finden. Typische Themen, die in einem Jour Fixe besprochen werden können:
Überprüfung des Projektfortschritts: Haben wir die erforderlichen Genehmigungen? Wann können wir mit dem Bau beginnen? Welche Herausforderungen müssen wir berücksichtigen?
Überprüfung der Verträge mit den Subunternehmern: Wurden alle Unterauftragnehmer ausgewählt? Wie ist der Stand ihrer Verträge? Wie lauten die Fälligkeitstermine?
Überprüfung der Einkaufsvereinbarungen: Welche Materialien werden für das Projekt benötigt? Wie ist der Status der Einkaufsverträge? Welche Fälligkeitstermine gibt es?
Überprüfung der Arbeiten, die vom Projektteam abgeschlossen werden müssen, bevor der Bauherr oder der Architekt beginnen kann: Haben wir die erforderlichen Berater ausgewählt? Wie ist der Status ihrer Verträge? Was sind die Fälligkeitstermine?
Überprüfung der zukünftigen Aufgaben oder Meilensteine: Haben wir genügend Zeit für Dinge wie Wetter oder andere Bedingungen, die das Projekt verzögern könnten, eingeplant? Welche sind die kritischen Punkte auf dem Weg?
Papierkram vermeiden
Um das Fehlerrisiko zu verringern und sich zudem noch Zeit zu sparen, nutzen Sie nicht länger Stift und Papier, sondern steigen Sie auf eine Bausoftware um. Mit der passenden Software können die zuständigen Projektmitarbeiter von überall aus auf die benötigten Daten zugreifen. Sie kann auch zur Verwaltung des Beschaffungsprozesses, der Terminplanung und des Ressourcenmanagements eingesetzt werden. Das Beste daran? Wenn Sie alle Projektdaten elektronisch speichern, vermeiden Sie die Papierflut. Das bedeutet, dass Sie Verzögerungen und Datenverluste reduzieren und seltener mit Problemen wie Datenschutzverletzungen konfrontiert werden.
