Leitfaden: Die passende Baumanagement Software finden

Was ist überhaupt eine Baumanagement Software?

Baumanagement Softwares sind Anwendungen oder Computerprogramme, die speziell für die Baubranche entwickelt wurden und Ihnen dabei helfen sollen Ihre alltäglichen Arbeiten besser zu planen, organisieren und zu koordinieren. Es können hierbei verschiedene Schwerpunkte wie beispielsweise Controlling, Projektmanagement, Nachträge, Mitarbeiterverwaltung oder Compliance im Fokus stehen.
Genauere Ziele können sein, eine besser Verfolgung der Baukosten zu haben, eine bessere Absprache und Koordination aller Gewerke oder mehr Baustellensicherheit und Risikominimierung.
Es gibt eine Vielzahl von Baumanagement Tools und egal in welchem Unternehmen oder Bereich Sie tätig sind, es gibt sehr wahrscheinlich eine passende Anwendung für Sie.

Warum überhaupt eine Baumanagement Software nutzen?

Bauvorhaben werden immer komplexer
Bei der Realisierung eines Bauvorhabens müssen viele verschiedene Gewerke in die Planung miteinbezogen und komplexe Abläufe aufeinander abgestimmt werden. Der Einsatz von digitalen Bau-Managementsystemen bietet ein großes Potential zur Optimierung der Abläufe auf der Baustelle.

Moderne Bauunternehmen müssen innovativ sein
Das Baugewerbe befindet sich hinsichtlich digitaler Maßnahmen im Branchenvergleich auf den letzten Rängen und die Kluft zwischen noch weitgehend analogen und digitalisierten Unternehmen wird immer größer.

Papier, Tabellen und analoge Arbeitsweisen haben ausgedient
Notizbücher, Papier und Tabellenkalkulations-Programme sind seit Jahrzehnten zuverlässige Management Tools für Bauunternehmen. Eine oder mehrere Excel-Tabellen zu verwenden, um den Überblick über Ihre Daten zu behalten, klingt zunächst nach der richtigen Wahl. Diese Lösung kostet kaum etwas, ist schnell zu verwenden und einfach zu bearbeiten und auszutauschen. Allerdings nur solange Sie nicht viele Daten hinzufügen müssen. Wächst Ihre Datenbasis, können sich leicht Fehler einschleichen und es wird schwierig die gewünschten Daten zu suchen und zu finden. Sobald mehrere Personen an einer Tabelle arbeiten und Änderungen durchführen, kann es schnell zu weiteren Problemen kommen. Welche ist nun die aktuellste Version? Wurden auch wirklich alle Daten ordentlich zusammengeführt? Außerdem frisst das Übertragen der analogen Daten in Ihre Tabellenkalkulationen viel Zeit und ist enorm aufwendig.

Was sind die Vorteile einer Baumanagementsoftware?

Zu den unmittelbaren Vorteilen, wie Zeit und Kostenersparnis und Einhaltung der Vorschriften durch bessere Dokumentation, kommen längerfristige Vorteile wie geringere Baukosten, weniger Mängel, bessere Kundenzufriedenheit und höhere Gewinne hinzu. Oft nehmen diese Vorteile auf einen längeren Anwendungszeitraum gesehen noch stark zu. Behalten Sie daher das sogenannte Return on Investment (ROI), also die prozentuale Relation zwischen Investition und Gewinn im Blick. Oftmals müssen Sie anfänglich ein größeres Investment tätigen, was sich jedoch auf einen längeren Zeitraum gesehen wieder auszahlt.
Nicht jedes Unternehmen braucht zwangsläufig eine Baumanagement Software - manchmal macht es keinen Sinn, in eine Baumanagement Plattform zu investieren. Bestimmen Sie daher für sich Ihre Ziele und Mehrwerte die Sie erreichen wollen und nutzen Sie keine Baumanagement Software, weil es gerade zum Trend wird oder Sie das Gefühl haben es zu müssen.

Warum nicht eine eigene Software-Lösung entwickeln?

Ganz einfach weil es mittlerweile nicht mehr nötig ist. Viele Baufirmen haben versucht ihre eigene Lösung zu entwickeln, da es in den letzten 10 - 20 Jahren kaum nützliche Anwendungen gab. Heutzutage gibt es allerdings viele gute Programme für diverse Anwendungsfälle.
Das entwickeln einer eigenen Software frisst Ressourcen und lenkt von der Hauptaufgabe Ihres Unternehmens ab. Konzentrieren Sie sich auf ihre Kernkompetenzen, wie das Bauen von Häusern, Hotels, Straßen, Brücken, Tunnel uvm.
Jedoch keine Sorge, es geht es nicht darum Ihr IT-Team obsolet zu machen, sondern ihm Raum zu schaffen, sich um Anwendungsfälle zu kümmern in denen eigene Lösungen benötigt werden wie beispielsweise die internen Entwicklungen und Schnittstellen zum Controlling oder in der Bauwerksdatenmodellierung (BIM).

Wie finde ich eine passende Baumanagement Software?

Heutzutage gibt es immer mehr Bausoftwares, die immer stärker auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Die Qual der Wahl zu haben, ist etwas, worüber sich Bauunternehmen freuen sollten, aber es bedeutet auch, dass Sie etwas mehr recherchieren sollten, um das passende Tool für Sie zu finden.

Wonach suchen Sie?
Versuchen Sie klar zu identifizieren wonach Sie suchen. Brauchen Sie eine Software für aktuelle Probleme oder neue innovative Lösungen und Impulse? Suchen Sie etwas spezifisches oder eher einen allgemeingültigen Ansatz?

Werfen Sie Ihre Suchmaschine an (Google, Bing, etc.) und suchen Sie nach passenden Schlagworten
Eine einfache Suche in der Suchmaschine Ihrer Wahl kann Ihnen schon mal einen ersten Überblick verschaffen. Versuchen Sie möglichst präzise Schlagworte zu benutzen um Ihr Problem oder Ihre Anforderung zu beschreiben. Unternehmen, die für Werbung bezahlen oder eine gutes Suchmaschinen-Ranking haben tauchen direkt in den oberen Suchergebnissen auf, für weitere Ergebnisse müssen Sie sich ggf. ein bis zwei Seiten durch die Suchergebnisse navigieren. Nutzen Sie Schlagworte wie "Software", "digital" in Kombination mit Ihrer Suche um genauere Ergebnisse zu bekommen.

Erfahrung austauschen, Fachmessen & Baukongresse
Wenn möglich fragen Sie Kollegen oder Personen in Ihrem Netzwerk nach deren Erfahrungen. Dieser Austausch kann sehr hilfreich sein, denn Sie bekommen schnell praxisnahe Empfehlungen, was gut oder schlecht bei gewissen System funktioniert.
Sie wollen neue Lösungen entdecken oder sich ein besseres Bild machen und direkt mit den Softwareunternehmen in Kontakt treten? Besuchen Sie doch eine Fachmesse oder einen Bau-Kongress wie z.B.
BAU (München)
digital BAU (Köln)
Tech in Construction (Berlin)
EXPO Real (München)
bautec (Berlin)

Fordern Sie eine Produktpräsentation an und wenn möglich testen Sie die Anwendung
Softwareunternehmen bieten Ihnen heutzutage fast immer die Möglichkeit, ihr Produkt anhand einer Produktpräsentation oder einer kostenlose Testphase kennenzulernen. Somit können Sie sicherstellen, dass Ihre Anforderung mit den Stärken der Software übereinstimmen.
Solche kostenlosen Testphasen sind nicht darauf ausgelegt, Ihnen das komplette Potential der Nutzung zu offenbaren oder jahrelange Erkenntnisse zu liefern. Die komplette Wertschöpfung einer Software wird erst durch das kontinuierliche Bereitstellen Ihrer Datensätze und mit der Dauer der Verwendung kommen. Nutzen Sie jedoch die Zeit aktiv und stellen Sie Fragen an den Anbieter um herauszufinden ob diese Software das von Ihnen angestrebte Problem letztendlich lösen kann.

Worauf sollten Sie bei den Software-Lösungen achten?

Setzen Sie auf die Cloud
Bis ca. 2010 war die lokale Nutzung oder die Lizenzierung für die lokale Nutzung von Software der Normalfall. Heutzutage ist Cloud-Computing, also die Bereitstellung sowie Nutzung von IT-Infrastruktur, wie Software, Speicherplatz oder Rechenleistung über das Internet der de-facto Standard. Die Vorteile sind überwältigend. Sie müssen sich nicht mehr um Sicherheit oder Backups der Anwendung kümmern und Sie können jederzeit und von überall auf Ihre Daten zugreifen. Meist reichen Internetzugang und Webbrowser für den Zugriff aus. Außerdem haben Sie keine Investitionskosten für Server und Hardware und die Laufenden Kosten sind in der Regel deutlich niedriger. Wichtig ist jedoch, dass Sie mit den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien des Anbieters zufrieden sind.

Datenschutz & Dateneigentum
Anbieter von Baumanagement Software müssen sicherstellen, dass Ihre Daten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Systems sicher sind und ausschließlich für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Durch die DSGVO muss der Zweck der Verarbeitung sowie externe Auftragsdatenverarbeiter genau definiert und angegeben werden. Sie sollten außerdem als Auftraggeber mit dem Auftragnehmer einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AV/AVV) abschließen.

Einfache Bedienung
Denke Sie daran, dass Sie die Software womöglich täglich einsetzten werden - daher sollte die Anwendung klar strukturiert und gut zu bedienen sein. Training, Tutorials und Schulungen sind wichtig und können helfen, aber Sie sollten die Anwendung auch ohne Informatikstudium bedienen können. Falls Sie nicht der einzige Benutzer der Anwendung sind, denken Sie ebenfalls daran, dass auch nicht technologisch-affine Nutzer damit zurecht kommen sollten.

Wohin der Weg geht...
Setzen Sie auf ein etabliertes Unternehmen oder ein dynamisches Startup? Ein Konzern bietet etwas mehr Sicherheit und meist sehr umfangreiche und schon erprobte Software-Lösungen. Startups verfügen hingegen meist über innovativere Produkte, frische Ideen und vergleichsweise eine sehr hohe Geschwindigkeit in der Veröffentlichung neuer Funktionen. Viele Startups sind sehr offen für Feedback und somit haben Sie hier oft einen größeren Einfluss auf die Mitgestaltung des Tools. Sie können bei Interesse einfach nachfragen, welche Funktionen in Zukunft auf der Agenda stehen und sich die Roadmap zusenden lassen.

Die Kosten und Wertschöpfung
Nichts ist kostenlos! Achten Sie daher darauf, falls Software zu günstig ist oder gar kostenlos angeboten wird, ob es einen Hacken gibt. Werfen Sie einen Blick in die AGBs oder Nutzungsbedingungen. Die Entwicklung, das Warten und Weiterentwickeln von Software kostet viele Millionen Euro. Es wäre bestimmt nicht in Ihrem Interesse, sollten Daten weiterverkauft werden.
Eine Wertschöpfung für Ihre Bauvorhaben kann dagegen in verschiedenen Formen auftreten. Denke Sie daran, dass gerade die Zeitersparnis durch den Einsatz von Baumanagement Software wichtig ist. Das Einsparen von Zeit oder die Reduzierung von Nachträgen oder Mängeln lassen sich beispielsweise relativ leicht quantifizieren. Hingegen Vorteile wie zufriedenere Kunden oder eine lückenlose Dokumentation nicht ganz leicht.

Woher weiß ich ob die Baumanagement Software zu meinem Unternehmen passt?

Einen neuen Prozess in Ihrem Unternehmen zu integrieren ist immer eine wichtige Entscheidung, für die Sie sich die Zeit nehmen sollten. Zunächst einmal sollten Sie Ihre Ziele definieren.
Folgende Fragen könnten Ihnen dabei helfen, zu evaluieren ob der Einsatz einer Baumanagement Software für Sie sinnvoll ist:
Was wollen und können Sie verbessern?
Könnten Sie mehr Gewinn erzielen?
Könnten Sie Ihren Mitarbeitern, Nachunternehmern, Planern, Käufern, Kunden, Investoren einen besseren Service bieten?
Könnten Sie bessere Entscheidungen aufgrund von Auswertungen und Berichten aus der Vergangenheit treffen?
Ist es schwierig im Zeitplan zu bleiben, aufgrund von fehlender Kommunikation und Zusammenarbeit?
Welche Software-Tools haben Sie bereits im Einsatz? Müssen sich bestehende Lösungen in neue Lösungen integrieren lassen?
Überlegen Sie sich ob Sie eine All-in-One Software suchen oder eine Insellösung die nur ein spezielles Problem löst. Beides kann seine Vor- und Nachteile habe. Oft sind All-In-One Softwares mit Funktionen überladen oder lösen Teilprobleme nur schlecht, dagegen ist es ebenfalls eher kontraproduktiv für jedes Problem oder jeden Bereich ein neues Tool einzuführen. Wir würden empfehlen, dass Sie Lösungen suchen, die Ihren Anforderungen gerecht werden und diese dafür untereinander, beispielsweise über Schnittstellen oder Integrationen, gut zusammenspielen.
Hilfreich ist auch, wenn Sie sich überlegen wer die Hauptnutzer sind. Diese können Ihnen unter Umständen wichtiges Feedback beisteuern, wenn Sie diese in Ihren Entscheidungsprozess mit einbeziehen.

Die passende Software einführen

Sie haben eine passende Anwendung gefunden und Ihre Wahl getroffen? Jetzt gibt es noch eine große Herausforderung, die Integration der Software in Ihr Unternehmen.
Kommunizieren Sie die Änderung mit Ihrem Team. Erklären Sie warum Sie die Entscheidung getroffen haben und welche Probleme Sie damit lösen wollen. Stellen Sie sicher, dass jeder der die Software bedienen soll auch weiß wie die Software zu bedienen ist und eine ordentliche Einführungen oder Schulungen bekommen hat. Stellen Sie zudem sicher, dass jeder weiß, an wen er sich bei Fragen melden kann.

Wie lange dauert die Einführung und bis ich Vorteile sehen kann?

Ihr Kernfokus liegt auf Ihrem Tagesgeschäft, daher ist es logisch, dass wenig Zeit für die Einführung einer (neuen) Software bleibt.
Aller Anfang ist schwer und Sie benötigen eventuell etwas Durchhaltevermögen. Aber es ist ein weit verbreiteter Mythos, dass die Einführung von neuen Software-Tools Wochen dauert. Der Einstieg in moderne Tools kann in der Regel schon in wenigen Stunden erfolgen. Fragen Sie daher am Besten direkt den Anbieter wie lange der Prozess dauert, ob Einführungen, Schulung und Online-Tutorials angeboten werden.
Wegen guter Auftragslage und oftmals großer Unsicherheit in diesem Bereich werden solche Themen einfach nach hinten geschoben oder sogar bis zum Ende des Geschäftsjahres gewartet. Das ist aber meist der falsche Ansatz, denn es geht um Ihre Zeitersparnis und je früher Sie hier Maßnahmen treffen, desto besser. Die beste Zeit eine wichtige Änderung vorzunehmen ist (fast immer) genau jetzt.
Oft kann es aus diversen Gründen schwer sein, vollständig auf ein digitales Tool umzusteigen. Dabei ist beispielsweise auch ein Hybrid-Ansatz eine Möglichkeit, mit dem Sie zum Teil analog und zum Teil digital arbeiten - mit dem Ziel, Ihre analoge Arbeitsweise Schritt für Schritt durch die Software-Lösung zu ersetzen. Sie haben natürlich anfangs etwas mehr Aufwand, das wird sich aber langfristig auszahlen. Wichtig ist jedoch dabei, dass sie konsequent beide parallel Arbeitsweisen nutzen.
Meist können Sie die Vorteile schon sehr schnell erkennen. Wie lange es jedoch im Einzelfall dauert, hängt von dem entsprechenden Tool, dem Einsatz und Ihren Zielen ab.

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